Crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM

Documentul care ține firma departe de amenzi și accidente

Există o diferență uriașă între o firmă care are „niște acte SSM” și una care are un sistem funcțional de prevenire. Crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM (Securitatea și Sănătatea în Muncă) este exact procesul prin care se vede această diferență, pentru că instrucțiunile traduc legea generală în reguli concrete, aplicabile la fiecare post de lucru din compania ta. Iar atunci când acest proces este bine făcut, cu sprijinul RSGE, rezultatul nu mai este un dosar formal, ci un instrument de prevenție folosit real în activitatea zilnică.

Ce trebuie să reții despre crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM

• Crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM este obligatorie prin lege

→ Elaborarea instrucțiunilor proprii este o obligație legală directă a angajatorului, prevăzută de Legea 319/2006, și nu un document opțional sau o simplă formalitate internă.

• Lipsa instrucțiunilor proprii de SSM e o cauză frecventă de amenzi și accidente

→ Lipsa instruirii corecte și a procedurilor de lucru se numără printre cele mai frecvente neconformități constatate la controale și printre principalele cauze ale accidentelor de muncă.

• Modelele generice nu funcționează – trebuie adaptate activității reale

→ Instrucțiunile copiate din modele generice, fără adaptare la activitatea reală a firmei, nu rezistă la control și nu protejează efectiv angajații.

• RSGE efectuează crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM corect, pe baza riscurilor din teren

→ Externalizarea procesului privind crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM către un partener specializat precum RSGE asigură documentație corelată cu riscurile reale din teren, nu doar acte pregătite pentru control.

Ce spune legea despre crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM

Obligația nu este una interpretabilă. Legea 319/2006 prevede clar că angajatorul trebuie să elaboreze instrucțiuni proprii pentru completarea și aplicarea reglementărilor privind securitatea și sănătatea în muncă, ținând cont de particularitățile activităților și ale locurilor de muncă aflate în responsabilitatea sa.

Legea merge mai departe și pune și lucrătorul sub aceeași obligație de conformare: fiecare angajat trebuie să își desfășoare activitatea în conformitate cu pregătirea, instruirea sa și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, tocmai pentru a nu se expune pe sine sau pe alții la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională.

Practic, legea construiește un lanț de responsabilitate: angajatorul elaborează instrucțiunile, lucrătorul are obligația să le respecte. Dacă prima verigă lipsește sau este superficială, a doua nu poate funcționa corect, indiferent de bunăvoința angajaților. Din acest motiv, crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM nu ar trebui tratată ca un pas birocratic, ci ca fundația întregului sistem de prevenire.

Mai mult, obligația nu se oprește la personalul propriu. Angajatorul trebuie să se asigure că și lucrătorii din firme terțe care desfășoară activități în cadrul unității proprii primesc instrucțiuni adecvate referitoare la riscurile de securitate și sănătate în muncă, pe toată durata activității. Asta înseamnă că subcontractorii, echipele de mentenanță externă sau firmele de curățenie care lucrează în spațiul tău intră, de asemenea, sub responsabilitatea ta directă.

De ce lipsa instrucțiunilor proprii apare atât de des în controale

Datele recente confirmă că lipsa instruirii corecte nu este un detaliu minor, ci una dintre cele mai frecvente cauze constatate la fața locului. Într-un singur județ, controalele derulate în perioada ianuarie-octombrie 2025 la aproape 900 de agenți economici au scos la iveală peste 560 de neconformități, printre care instruirea incompletă și insuficientă a personalului, alături de lipsa protejării golurilor constructive, schele necorespunzătoare și lipsa verificării periodice a echipamentelor de muncă. Rezultatul a fost aplicarea a sute de sancțiuni contravenționale, cu amenzi însumând sute de mii de lei.

Această situație nu este izolată. Analizele privind cauzele accidentărilor arată o structură similară la nivel general: multe dintre accidentele mortale sunt cauzate de condiții de muncă necorespunzătoare, echipamente defecte sau lipsa instruirii adecvate, iar majoritatea evenimentelor se produc chiar în timpul activităților de rutină, ceea ce arată o nevoie urgentă de instruire continuă și corect direcționată. Specialiștii care analizează cauzele evenimentelor de muncă identifică tipare clare de risc:

Toate aceste cauze au la bază, în esență, efectuarea necorespunzătoare a operațiilor de muncă atunci când lipsesc procedurile de lucru și regulile clare de protecție – motiv suplimentar pentru care crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM ar trebui să fie o prioritate reală, nu doar un punct bifat într-un audit intern.

De ce crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM „descărcate de pe internet” nu rezistă la control

O greșeală frecventă în companii este preluarea unor modele generice de Instrucțiuni Proprii de SSM, fără nicio adaptare la activitatea reală. Dacă instrucțiunile nu sunt corelate cu evaluarea de risc reală a firmei, ele devin un document formal, fără valoare practică – exact genul de neconformitate pe care inspectorii o identifică rapid la un control. Aici RSGE aduce diferența esențială: Crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM este un proces construit pornind de la activitatea reală din teren, nu de la un șablon copiat de altundeva.

Externalizarea SSM: o soluție care chiar rezolvă problema, nu doar o mută

Pentru multe companii, mai ales cele fără un departament SSM intern dedicat, crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM cere timp, cunoaștere legislativă actualizată și experiență în interpretarea situațiilor de teren – trei resurse pe care rareori le are cineva care mai are și alte zece responsabilități în firmă.

Aici intervine externalizarea SSM (Securitatea și Sănătatea în Muncă) către RSGE. Specialiștii SSM au un rol esențial în protejarea angajaților, iar succesul prevenirii accidentelor depinde de angajamentul ferm al angajatorului, corelat cu expertiza tehnică a celor care analizează factorii de risc reali ai activității.

Nu vrei să afli abia la control ce documente îți lipsesc. Nu vrei să descoperi abia după un accident că instrucțiunile de lucru nu acopereau riscul real al activității. Iar cea mai bună investiție nu este cea mai ieftină, ci cea care chiar reduce probabilitatea unui incident – și acesta este exact rezultatul unui proces corect de crearea de Instrucțiuni Proprii de SSM.

Exemple orientative de Instrucțiuni Proprii de SSM

Iată câteva exemple orientative de Instrucțiuni Proprii de SSM, adaptate diferitelor tipuri de posturi de lucru:

Aceste exemple ilustrează logica generală – fiecare instrucțiune trebuie construită pornind de la activitatea reală și riscurile specifice ale postului, nu preluată ca șablon universal. RSGE poate adapta acest tip de documentație exact pe activitatea concretă a firmei tale.